Kniha jízd

Co je vlastně kniha jízd

Kniha jízd je druh účetního dokladu, který obsahuje údaje o jízdách. Ve zkratce by se dalo napsat, že je to vlastně evidence o provozu motorového vozidla. Používá se nejen v případě služebních vozidel, ale také v případě soukromých vozidel využívaných pro služební účely. Když osoba samostatně výdělečně činná využívá auto k pracovním účelům. Evidují se v ní oba typy jízd, služební jízdy i soukromé jízdy. Zajišťuje, že všechny jízdy jsou přesně zaznamenány, a to včetně nákladů na palivo, údržbu či servis. Pomáhá nejen s kontrolou firemního vozového parku, ale také s optimalizací nákladů a vyúčtováním daňových povinností. Dále se seznámíme se způsoby jejího vedení.

Jak můžeme vést knihu jízd

Úřady je akceptována také v papírová verze. Musí být vyplněna na předtištěném tiskopisu (různě dostupné tiskopisy v obchodní síti) nebo v elektronické formě. Elektronickou formou se může rozumět i vyplněná excelovská tabulka. Většinou se tím ale rozumí použití softwaru, kde se evidují jízdy a jiná přidružená data.

Právě softwarová digitální forma poskytuje nejvíce benefitů, které usnadní evidenci vozidel. Vedení knihy jízd v elektronické podobě probíhá automatizovaně. Data se mohou importovat z GPS zařízení, případně se dokonce používá generování jízd. Nebo se údaje pro knihu jízd zapisují v softwaru manuálně (údaje do programu vkládá člověk).

Vhodným a uživatelsky ověřeným softvérem je například Kniha jízd Speedy od firmy Kamar software. Kromě základních funkcionalit pro evidenci jízd nabízí i vytvoření cestovního příkazu a různé jiné podpůrné funkce a možnosti.

Co má kniha jízd obsahovat

Žádný zákon nepředepisuje, jak má kniha jízd vypadat. Obsah knihy jízd je důležitější než její forma. Má obsahovat následující údaje:

V knize jízd lze vykazovat používání služebního vozidla a také používání soukromého vozidla pro služební účely. U soukromého vozidla používaného pro služební účely se navíc kromě ceny PHL ještě uplatňuje i náhrada za každý ujetý kilometr. Tzv. amortizace. Aktuálně je ve výši 5,50 Kč za každý ujetý kilometr. Zároveň lze určit, v jakém poměru soukromých a služebních jízd se soukromé vozidlo používá.

Ideálně by si měl podnikatel v interním předpisu stanovit, v jakém poměru bude vozidlo používáno pro soukromé a služební účely. Náklady na spotřebované PHL má pak uplatňovat v rozsahu uvedeném v tomto interním předpisu. V případě daňové kontroly by byl interní předpis dostačujícím podkladem pro zdůvodnění uplatňovaného poměru nákladů na PHL jako daňových výdajů.

Výhody knihy jízd

1. Přehlednost a transparentnost. Umožňuje podrobný přehled o všech pracovních cestách, což usnadňuje kontrolu nad využitím firemních vozidel. Záznam každé jízdy obsahuje informace o trase, účelu cesty, spotřebě paliva a ostatních nákladech. Díky tomu můžete snadno zjistit, zda jsou vaše prostředky využívány efektivně.
2. Úspora času a snížení administrativního zatížení. Elektronická kniha jízd automatizuje zaznamenávání jízd. Nemusíte manuálně zapisovat každý detail. Navíc, jednoduchá a intuitivní správa dat umožňuje okamžitý přístup k potřebným informacím.
3. Daňové výhody a prokazatelnost výdajů. Správně vedená evidence vozidel je důležitým podkladem pro daňové účely. Umožňuje prokázat způsobilost výdajů spojených s provozem vozidel. Při kontrolách od daňového úřadu je kniha jízd neocenitelným zdrojem dat, který může zabránit zbytečným sporům a ušetřit firmě náklady.
4. Optimalizace nákladů. S přesným přehledem o využití vozidel as údaji o spotřebě můžete identifikovat možnosti, kde lze náklady snížit. Monitorování trasy a spotřeby může vést k výběru efektivnějších tras. K minimalizaci zbytečných jízd a celkovému snížení provozních nákladů.

Preukázanie uplatnenia výdajov na PHL a preukázanie vyplatenia náhrad

1. Na základě satelitního systému sledování pohybu vozidla. Evidence přesně zaznamenaných cest z GPS zařízení slouží k prokazování, že jízdy byly reálně provedeny a tímto způsobem nahrazuje knihu jízd. Jedná se však o nejdražší řešení z pohledu vynaložených počátečních nákladů. V kombinaci s následně pravidelně platícím paušálem se stírá výhodnost vedení knihy jízd. Lidově řečeno, to co ušetříte vedením knihy jízd jako takové, to minete na používání satelitního řešení.
2. Druhou v pořadí a shodou okolností i druhou nejméně výhodnou možností je uplatnění výdajů na spotřebované pohonné látky. Ve formě paušálních výdajů ve výši 80 % z prokázaného nákupu. Sami vidíte, že to není úplně ono, protože to prostě není 100%. Koneckonců, proč byste měli přicházet o celých 20% z částky, kterou si můžete odepsat.
3. Pposlední možností je, že si do daňových výdajů zahrnete úplně všechny výdaje za spotřebované pohonné látky. Uplatníte je ve výši podle cen platných v době jejich nákupu (nebo podle cen ze statistického úřadu) a přepočtené s ohledem na spotřebu vozidla uvedenou v technickém průkazu vozidla. Spotřebu uvedenou v těchto dokladech je však třeba také prokázat. Stejně jako doklady o nákupu pohonných hmot (klasické bločky PHL případně výpis z CCS karet atd...). Dobrou zprávou je, že od 21.7.2020 ve smyslu zákona č. 198/2020 Z. z. se umožňuje uplatnit nadspotřebu PHL. Ve výši 20 % navíc oproti spotřebě uvedené v technickém průkazu. Tato třetí možnost je spojena s vedením knihy jízd a bývá finančně nejvýhodnější.

Je třeba si uvědomit, že během jednoho zdaňovacího období nelze kombinovat různé výše uvedené způsoby uplatňování daňových výdajů. Musí se vybrat jeden způsob uplatňování výdajů a ten realizovat během celého jednoho zdaňovacího období. Teprve následně v dalším zdaňovacím období lze použít jiný způsob, než jaký jste používali předtím.

o elektronickou evidenci
knihy jízd v programu Speedy

Často kladené dotazy